Incremento de la eficiencia del proceso de licitación
Aumento de la tasa de éxito en los mercados donde se implementó
Expansión del margen sobre los ingresos procedentes de licitaciones
Desde el inicio del proyecto hasta el PoC en vivo en el primer país
En 165 mercados, el motor comercial de esta farmacéutica del top 10 funcionaba a través de un único proceso: las licitaciones. Estas generaban la mayor parte de los ingresos de la compañía y concentraban casi toda su intensidad competitiva. El equipo directivo lo sabía. Llevaba cuatro años intentando industrializar este proceso.
Habían hecho lo que hace cualquier empresa del Fortune 100. Un programa centralizado de plataforma. Un presupuesto de 6 millones de dólares. Ochenta países externalizados a proveedores de datos. El objetivo era crear una única fuente de verdad para las licitaciones, armonizada en todas las regiones. El resultado fue exactamente el contrario. Los datos eran inconsistentes. Los registros estaban duplicados. Los equipos locales dejaron de confiar en lo que decía el sistema. Después de cuatro años, 50 de los 80 países estaban nominalmente operativos con datos en los que nadie podía confiar, y otros 30 seguían sin completarse. Las tasas de éxito no habían mejorado.
La cuestión ya no era si las licitaciones necesitaban una transformación. La cuestión era si esa transformación seguía siendo posible después de que un programa de cuatro años hubiera agotado el presupuesto, el tiempo y gran parte de la credibilidad con la que contaba el equipo.
Invertidos en el programa interno
Tiempo transcurrido antes de Vamstar
Países externalizados a proveedores de datos
Entraron en producción con datos de baja calidad
Los equipos locales, agotados por la introducción manual de datos en un sistema que no les aportaba nada a cambio, habían dejado de utilizarlo discretamente. La sede central no podía ver el pipeline, porque este se gestionaba en hojas de cálculo que la plataforma ni siquiera conocía. Cuatro años después, el programa había erosionado la confianza en el mismo proceso que se suponía debía industrializar.
Habíamos perdido la confianza en el sistema antes incluso de que estuviera terminado. Cada vez que llegaba una licitación, el equipo la trataba como un caso aislado.
Con un programa interno fallido a sus espaldas, el equipo hizo una última llamada.
Lo que buscaban era muy específico: alguien capaz de implementar una solución funcional dentro de los sistemas que ya poseían. Y hacerlo rápidamente.
Los ingenieros Forward Deployed de Vamstar pasaron la primera fase trabajando con los equipos comerciales locales en los mercados, no con la oficina central del programa. El objetivo era mapear el flujo de trabajo real por el que transitaban las licitaciones, las fuentes de datos en las que los equipos realmente confiaban y los puntos de decisión en los que el sistema se ganaría su lugar o sería ignorado.
Forward Deployed Engineering →Sin una nueva plataforma. Sin accesos paralelos. El Data Orchestration Engine y Pricing Co-Pilot se integraron directamente en el entorno existente de Salesforce, de modo que los usuarios locales siguieron trabajando en el CRM que ya conocían. La formación se mantuvo al mínimo. La adopción dejó de ser una batalla.
Explorar Polaris →El Pricing Co-Pilot fue entrenado con datos de adjudicación de licitaciones farmacéuticas, posicionamiento de competidores y señales de mercado, y posteriormente ajustado al portafolio de la compañía. Proporcionaba una estrategia recomendada para cada oportunidad, junto con la evidencia necesaria para respaldarla. Los equipos locales dejaron de hacer suposiciones. El equipo central de precios dejó de cuestionar constantemente las decisiones.
Explorar Pricing Co-Pilot →Una implementación por fases, lo suficientemente pequeña para ser segura y lo suficientemente rápida para generar impacto. Cada fase aseguraba la siguiente.
PoC
Los ingenieros Forward Deployed de Vamstar llegaron al primer país. El Data Orchestration Engine se integró en la instancia existente de Salesforce. Al final de la segunda semana, una recomendación de precios en vivo y respaldada por evidencia ya funcionaba dentro del CRM.
Estabilización
El flujo de datos se mantuvo estable. La adopción por parte del equipo local aumentó. La lógica de precios se ajustó utilizando los resultados reales de las licitaciones. El modelo generaba una respuesta que el responsable del país estaba dispuesto a defender ante la sede central, y que la sede central podía comprender y evaluar.
Escalado, fase 1
Diez mercados adicionales se incorporaron a la plataforma. Como la implementación se realizó dentro de Salesforce, la formación se midió en horas y no en semanas. Las mejoras en la tasa de éxito y en los tiempos de ciclo comenzaron a reflejarse en los indicadores regionales dentro del mismo trimestre.
Escalado, fase 2
Los mercados prioritarios restantes se incorporaron a la solución. La adopción por parte de los equipos locales alcanzó el 86 %. La eficiencia de los procesos, la tasa de éxito, el margen y la visibilidad del pipeline mejoraron de forma conjunta: las cuatro métricas que el programa original no había logrado mover en cuatro años.
Doce meses después, las métricas que realmente importaban avanzaron de forma conjunta: eficiencia, tasa de éxito, margen y adopción.
El tiempo necesario para preparar y presentar ofertas se redujo drásticamente en los 25 mercados implementados. La sede central pudo obtener visibilidad del pipeline. Los equipos locales dejaron de volver a introducir datos manualmente en un sistema que no les devolvía ningún valor.
Las recomendaciones de precios estaban respaldadas por evidencia. La preparación de ofertas pasó de requerir días a solo unas horas. La mejora se multiplicó en los mercados con alta frecuencia de licitaciones, donde pequeños incrementos en la calidad de las ofertas generaban resultados rápidamente.
El Pricing Co-Pilot identificó dónde era necesario ser más competitivo para ganar y dónde mantener el precio porque el mercado lo permitía. La disciplina en los descuentos se fortaleció sin perder cuota de mercado.
La adopción es la métrica que pone a prueba el diseño de una plataforma. Que el 86 % de los usuarios locales ejecutara el nuevo flujo de trabajo dentro de Salesforce fue lo que hizo que todos los demás resultados fueran sostenibles en el tiempo.
“Es la primera vez en la historia de esta compañía que las licitaciones se sienten como un sistema que controlamos, y no como un problema que simplemente gestionamos.”
Tres componentes implementados conjuntamente dentro de los sistemas que la compañía ya utilizaba.
Extrae señales de portales de licitaciones, referencias de precios y actividad de la competencia; elimina duplicados, armoniza los datos entre mercados y los incorpora al CRM como una capa de datos nativa.
Explorar Data Orchestration →Entrenado con datos de adjudicación del sector farmacéutico y posicionamiento de competidores. Recomienda una estrategia de oferta para cada oportunidad junto con la evidencia que la respalda, permitiendo que los equipos comerciales pasen de la interpretación a la acción.
Explorar Pricing AI →Integra la inteligencia de licitaciones y la preparación de ofertas directamente en Salesforce. Sin nuevos accesos. Sin sistemas paralelos. Los equipos locales continúan trabajando donde ya trabajan, y la adopción deja de ser una batalla.
Explorar Tender AI →Vamstar despliega ingenieros Forward Deployed dentro de los sistemas que usted ya posee. Sin una nueva plataforma. Sin programas de cuatro años. Hable con nosotros sobre una prueba de concepto en un mercado.
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