Étude de cas · Pharma mondiale du top 10

Comment une pharma du top 10 mondial a transformé un échec de 6 M$ de passation d’appels d’offres en un moteur de marge de +9 % en 12 mois.

65%

Du chiffre d’affaires mondial transité par les appels d’offres. Le programme sur quatre ans conçu pour l’industrialiser s’était enlisé dans 50 pays sur 80, et avait perdu la confiance des utilisateurs.

Vamstar × Pharma du top 10 (anonymisé) Engagement : 12 mois Publié juin 2025

73%

Amélioration de l’efficacité du processus d’appels d’offres

17%

Augmentation du taux de réussite sur les marchés déployés

Expansion des marges sur les revenus issus des appels d’offres

2sem.

De l’engagement à une preuve de concept (PoC) opérationnelle dans le premier pays

Le point de départ

Les appels d’offres représentaient 65 % du chiffre d’affaires, et le système censé les industrialiser avait échoué.

À travers 165 marchés, le moteur commercial de ce groupe pharmaceutique du top 10 mondial reposait sur un seul processus : les appels d’offres. Ils généraient la majeure partie du chiffre d’affaires de l’entreprise et concentraient presque toute son intensité concurrentielle. L’équipe dirigeante en était consciente. Depuis quatre ans, elle cherchait à industrialiser ce processus.

Elle avait fait ce que font toutes les entreprises du Fortune 100 : lancer un programme de plateforme centralisée. Un budget de 6 M$. Quatre-vingts pays confiés à des fournisseurs de données externes. L’objectif était de créer une source unique de vérité pour les appels d’offres, harmonisée dans toutes les régions. Le résultat fut tout autre. Les données étaient incohérentes. Les enregistrements étaient dupliqués. Les équipes locales ont cessé de faire confiance aux informations fournies par le système. Après quatre ans, 50 des 80 pays étaient officiellement opérationnels sur des données auxquelles personne ne pouvait se fier, tandis que 30 pays n’avaient toujours pas finalisé leur déploiement. Les taux de réussite n’avaient pas progressé.

La question n’était plus de savoir si les appels d’offres avaient besoin d’être transformés. Elle était de savoir si une transformation était encore possible après qu’un programme de quatre ans eut épuisé le budget, le temps et l’essentiel de la crédibilité dont l’équipe disposait pour agir.

6 M$

dépensés pour le programme interne

4 ans

durée du programme avant l’intervention de Vamstar

pays confiés à des fournisseurs de données externes

pays mis en production avec des données de mauvaise qualité

Les équipes locales, épuisées par la saisie manuelle de données dans un système qui ne leur apportait aucune valeur en retour, avaient discrètement cessé de l’utiliser. Le siège ne pouvait plus avoir de visibilité sur le pipeline, car celui-ci était géré dans des feuilles de calcul que la plateforme ne connaissait même pas. Après quatre ans, le programme avait érodé la confiance dans le processus même qu’il était censé industrialiser.

Nous avions perdu confiance dans le système avant même qu’il ne soit terminé. Chaque fois qu’un appel d’offres arrivait, l’équipe le traitait comme un cas isolé.

— Responsable de l’Excellence Commerciale (fonction anonymisée)

Avec un programme interne en échec derrière eux, l’équipe a passé un dernier appel.

Ce qu’elle recherchait était précis : quelqu’un capable de mettre en place une solution opérationnelle au sein des systèmes qu’elle possédait déjà. Rapidement.

Ce que Vamstar a fait

Trois engagements, démontrés avant même la signature du contrat.

01 · Approche

D’abord écouter, ensuite développer.

Les ingénieurs Forward Deployed de Vamstar ont consacré la première phase du projet aux équipes commerciales locales sur le terrain, et non au bureau central du programme. L’objectif était de cartographier le processus réel suivi par les appels d’offres, les sources de données réellement utilisées par les équipes, ainsi que les points de décision où le système gagnerait sa légitimité… ou serait tout simplement ignoré.

Forward Deployed Engineering →

02 · Architecture

Construire à partir de ce qu’ils possédaient déjà.

Aucune nouvelle plateforme. Aucun identifiant supplémentaire. Le Data Orchestration Engine et le Pricing Co-Pilot ont été intégrés directement à l’environnement Salesforce existant, permettant aux utilisateurs locaux de continuer à travailler dans le CRM qu’ils connaissaient déjà. Les besoins en formation sont restés minimes. L’adoption a cessé d’être un combat.

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03 · Intelligence

Une logique de tarification qui raisonne dans son contexte.

Le Pricing Co-Pilot a été entraîné sur des données d’attribution d’appels d’offres pharmaceutiques, le positionnement des concurrents et les signaux du marché, puis ajusté au portefeuille de l’entreprise. Il proposait une stratégie recommandée pour chaque opportunité, accompagnée des éléments justificatifs permettant de la défendre. Les équipes locales ont cessé de faire des suppositions. L’équipe centrale de tarification a cessé de remettre systématiquement ces décisions en question.

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Le rythme de déploiement

12 mois. 25 marchés. Une solution opérationnelle.

Un déploiement progressif, suffisamment limité pour être maîtrisé, suffisamment rapide pour produire des résultats tangibles. Chaque phase préparait et sécurisait la suivante.

Semaine 0–2

PoC

Une solution opérationnelle dans un premier marché.

Les ingénieurs Forward Deployed de Vamstar se sont déployés dans le premier pays. Le Data Orchestration Engine a été connecté à l’instance Salesforce existante. Une recommandation de tarification en temps réel, fiable et justifiable, fonctionnait directement dans le CRM dès la fin de la deuxième semaine.

Mois 1–3

Stabilisation

Le premier pays valide le modèle.

Les flux de données se sont maintenus. L’adoption par l’équipe locale a progressé. La logique de tarification a été affinée à partir des résultats réels des appels d’offres. Le modèle produisait une recommandation que le responsable pays était prêt à défendre auprès du siège, et que le siège pouvait comprendre et exploiter.

Mois 3–6

Montée en échelle · Vague 1

Les premiers marchés à fort impact sont mis en production.

Dix marchés supplémentaires ont été déployés sur la plateforme. Comme le déploiement s’effectuait directement dans Salesforce, la formation se comptait en heures et non en semaines. Les améliorations des taux de réussite et des délais de traitement ont commencé à apparaître dans les tableaux de bord régionaux dès le trimestre suivant.

Mois 6–12

Montée en échelle · Vague 2

25 marchés, 86 % d’adoption.

Les autres marchés prioritaires ont été mis en service. L’adoption par les équipes locales a atteint 86 %. L’efficacité des processus, le taux de réussite, les marges et la visibilité du pipeline ont progressé simultanément — les quatre indicateurs que le programme initial n’avait pas réussi à faire évoluer en quatre ans.

Les résultats

Un moteur d’appels d’offres opérationnel, et la discipline nécessaire pour le déployer à grande échelle.

Douze mois plus tard, les indicateurs qui comptaient vraiment ont progressé de concert : efficacité, taux de réussite, marge et adoption.

73%

Amélioration de l’efficacité du processus d’appels d’offres

Les délais de réponse aux appels d’offres ont fortement diminué dans les 25 marchés déployés. Le siège a retrouvé une visibilité sur le pipeline. Les équipes locales ont cessé de ressaisir des données dans un système qui ne leur renvoyait aucune information utile.

17%

Augmentation du taux de réussite sur les marchés déployés

Les recommandations de tarification étaient étayées par des preuves. La préparation des offres est passée de plusieurs jours à quelques heures. Les gains se sont cumulés dans les marchés où les appels d’offres sont fréquents et où de modestes améliorations de la qualité des offres produisent rapidement des résultats visibles.

Expansion des marges sur les revenus issus des appels d’offres

Le Pricing Co-Pilot a identifié les situations où il fallait proposer des prix plus compétitifs pour remporter l’appel d’offres, et celles où il était préférable de maintenir les prix parce que le marché le permettait. La discipline en matière de remises s’est renforcée sans perte de part de marché.

86%

Adoption par les équipes locales en 12 mois

L’adoption est l’indicateur qui révèle la qualité de conception d’une plateforme. Le fait que 86 % des utilisateurs locaux exécutent le nouveau processus directement dans Salesforce est ce qui a rendu tous les autres résultats durables.

Dans leurs mots

“C’est la première fois dans l’histoire de cette entreprise que les appels d’offres ont donné l’impression d’être un système que nous possédions, et non un problème que nous gérions.”

Responsable de l’Excellence Commerciale Groupe pharmaceutique mondial du top 10 (fonction et identité anonymisées)

La pile technologique Vamstar derrière cette transformation

Polaris, le système d’exploitation des appels d’offres à l’échelle mondiale.

Trois composants, déployés ensemble, au sein des systèmes qu’ils possédaient déjà.

Data Orchestration Engine

INTELLIGENCE EN TEMPS RÉEL SUR L’OFFRE ET LA DEMANDE, HARMONISÉE

Capture les signaux provenant des plateformes d’appels d’offres, des références de prix et de l’activité concurrentielle, les déduplique et les harmonise à travers les marchés, puis les intègre dans le CRM sous forme de couche de données native.

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Pricing AI · Co-Pilot

RECOMMANDATIONS DE TARIFICATION ADAPTÉES AUX APPELS D’OFFRES

Entraîné sur des données d’attribution de marchés pharmaceutiques et sur le positionnement concurrentiel. Recommande une stratégie de soumission pour chaque opportunité, accompagnée des éléments justificatifs correspondants, afin que les équipes commerciales passent de l’interprétation à l’action.

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Tender AI · Nativement intégré à Salesforce

LE PROCESSUS INTÉGRÉ AU CRM

Intègre l’intelligence des appels d’offres et la préparation des offres directement dans Salesforce. Aucun nouvel identifiant, aucun système parallèle. Les équipes locales continuent de travailler là où elles travaillent déjà, et l’adoption cesse d’être un combat.

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