Incremento dell’efficienza del processo di gara d’appalto
Aumento del tasso di successo nei mercati in cui la soluzione è stata implementata
Espansione del margine sui ricavi generati dalle gare d’appalto
Dall’avvio della collaborazione al PoC operativo nel primo Paese
In 165 mercati, il motore commerciale di questa azienda farmaceutica top-10 si basava su un unico processo: le gare d’appalto. Esse generavano la maggior parte dei ricavi dell’azienda e quasi tutta la sua intensità competitiva. Il team dirigenziale ne era pienamente consapevole. Da quattro anni stava cercando di industrializzare questo processo.
Avevano fatto ciò che fa ogni azienda della Fortune 100. Un programma centralizzato basato su una piattaforma. Un budget di 6 milioni di dollari. Ottanta Paesi affidati a fornitori esterni di dati. L’obiettivo era creare un’unica fonte di verità per le gare d’appalto, armonizzata in tutte le regioni. Il risultato fu l’opposto. I dati erano incoerenti. I record duplicati. I team locali smisero di fidarsi delle informazioni fornite dal sistema. Dopo quattro anni, 50 degli 80 Paesi erano nominalmente operativi su dati di cui nessuno poteva fidarsi, mentre 30 Paesi non erano ancora stati completati. I tassi di successo non erano migliorati.
La domanda non era più se le gare d’appalto avessero bisogno di una trasformazione. Era se una trasformazione fosse ancora possibile dopo che un programma durato quattro anni aveva prosciugato il budget, il tempo e gran parte della credibilità su cui il team poteva ancora contare.
spesi per il programma interno
durata prima di Vamstar
affidati a fornitori di dati
attivati con dati inaffidabili
I team locali, esausti dall’inserire manualmente dati in un sistema che non restituiva loro alcun valore, avevano silenziosamente smesso di utilizzarlo. La sede centrale non riusciva a vedere la pipeline, perché la pipeline veniva gestita in fogli di calcolo che la piattaforma non era in grado di rilevare. Dopo quattro anni, il programma aveva eroso la fiducia proprio nel processo che avrebbe dovuto industrializzare.
Avevamo perso fiducia nel sistema prima ancora che fosse completato. Ogni volta che arrivava una gara d’appalto, il team la trattava come un caso a sé stante.
Con alle spalle un programma interno fallito, il team fece un ultimo tentativo.
Ciò che cercava era molto specifico. Qualcuno in grado di implementare una soluzione funzionante all’interno dei sistemi che già possedeva. E rapidamente.
I Forward Deployed Engineers di Vamstar hanno trascorso la prima fase lavorando con i team commerciali locali nei mercati di riferimento, non con l’ufficio centrale del programma. L’obiettivo era mappare il percorso effettivo delle gare d’appalto, le fonti di dati realmente utilizzate dai team e i punti decisionali in cui il sistema avrebbe potuto guadagnarsi la fiducia degli utenti oppure essere ignorato.
Forward Deployed Engineering →Nessuna nuova piattaforma. Nessun accesso parallelo. Il Data Orchestration Engine e il Pricing AI Co-Pilot sono stati integrati direttamente nell’ambiente Salesforce esistente, consentendo agli utenti locali di continuare a lavorare nel CRM che già conoscevano. La formazione è rimasta minima. L’adozione ha smesso di essere una sfida.
Scopri Polaris →Il Pricing AI Co-Pilot è stato addestrato sui dati di aggiudicazione delle gare farmaceutiche, sul posizionamento dei concorrenti e sui segnali di mercato, per poi essere adattato al portafoglio dell’azienda. Per ogni opportunità proponeva una strategia raccomandata, accompagnata dalle evidenze necessarie a sostenerla. I team locali hanno smesso di andare a intuito. Il team centrale di pricing ha smesso di rimettere continuamente in discussione le decisioni.
Scopri Pricing AI Co-Pilot →Un rollout graduale, abbastanza contenuto da essere sicuro e abbastanza rapido da produrre risultati tangibili. Ogni fase consolidava quella successiva.
PoC
I Forward Deployed Engineers di Vamstar sono entrati in campo nel primo Paese. Il Data Orchestration Engine è stato integrato nell’istanza Salesforce esistente. Entro la fine della seconda settimana, una raccomandazione di pricing operativa e supportata da evidenze era già attiva all’interno del CRM.
Stabilizzazione
Il flusso dei dati ha retto. L’adozione da parte del team locale è cresciuta. La logica di pricing è stata ottimizzata sulla base dei risultati reali delle gare d’appalto. Il modello produceva una risposta che il responsabile del Paese era disposto a difendere davanti alla sede centrale e che la sede centrale era in grado di comprendere.
Scalabilità · Wave 1
Altri dieci mercati sono stati attivati sulla piattaforma. Poiché l’implementazione avveniva all’interno di Salesforce, la formazione richiedeva ore, non settimane. Le variazioni nei tassi di successo e nei tempi di esecuzione hanno iniziato a comparire nei KPI regionali già nel corso del trimestre.
Scalabilità · Wave 2
I restanti mercati prioritari sono stati attivati. L’adozione da parte dei team locali ha raggiunto l’86%. Efficienza dei processi, tasso di successo, margini e visibilità della pipeline sono migliorati simultaneamente: le quattro metriche che il programma originario non era riuscito a spostare in quattro anni.
Dopo dodici mesi, le metriche che contavano davvero hanno iniziato a migliorare insieme: efficienza, tasso di successo, margini e adozione.
I tempi di preparazione delle offerte si sono drasticamente ridotti nei 25 mercati implementati. La sede centrale ha acquisito visibilità sulla pipeline. I team locali hanno smesso di reinserire manualmente dati in un sistema che fino a quel momento non era in grado di restituire loro valore.
Le raccomandazioni di pricing erano supportate da evidenze concrete. La preparazione delle offerte è passata da giorni a ore. Il miglioramento si è amplificato nei mercati caratterizzati da un’elevata frequenza di gare d’appalto, dove anche piccoli incrementi nella qualità delle offerte producevano rapidamente risultati visibili.
Il Pricing AI Co-Pilot ha identificato dove presentare offerte più competitive per vincere e dove mantenere il prezzo perché il mercato lo consentiva. La disciplina sugli sconti è migliorata senza compromettere la quota di mercato.
L’adozione è la metrica che rivela la qualità del design di una piattaforma. L’86% degli utenti locali che utilizzava il nuovo processo direttamente in Salesforce è ciò che ha reso duraturi tutti gli altri risultati.
“È la prima volta nella storia di questa azienda che le gare d’appalto sembrano un sistema che controlliamo noi, e non un problema che dobbiamo gestire.”
Tre componenti, implementati insieme, all’interno dei sistemi che l’azienda già possedeva.
Raccoglie segnali da portali di gara, benchmark di prezzo e attività dei concorrenti, li deduplica e armonizza tra i diversi mercati, quindi li integra nel CRM come livello dati nativo.
Scopri Data Orchestration →Addestrato sui dati di aggiudicazione nel settore farmaceutico e sul posizionamento dei concorrenti. Raccomanda una strategia di offerta per ogni opportunità, corredata dalle evidenze a supporto, consentendo ai team commerciali di passare dall’interpretazione all’azione.
Scopri Pricing AI →Integra l’intelligence sulle gare d’appalto e la preparazione delle offerte direttamente in Salesforce. Nessun nuovo accesso, nessun sistema parallelo. I team locali continuano a lavorare dove già operano e l’adozione smette di essere una battaglia.
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